Gerenciamento de Documentos
Documentos perdidos, multiplicidade de versões, desconhecimento da existência, desconhecimento da autoria são falhas que os gerenciadores de documentos vieram para resolver.
A principal fonte de informação das empresas está nos documentos, sejam estes, arquivos de textos, planilhas eletrônicas, fotografias, filmes, gravações de áudio, imagens de documentos em papel, relatórios, ou correspondências recebidas por diferentes meios (correio, fax, e-mail). A cada dia geramos mais e mais documentos.
Os documentos representam em essência, a capacidade de qualquer empresa de se comunicar e interagir. A possibilidade de controlar e gerenciar documentos torna-se hoje uma necessidade estratégica para a competitividade. Capturar, gerenciar, processar, armazenar, proteger e distribuir documentos eficientemente, possibilita às empresas tornarem os seus negócios aptos às rápidas mudanças de mercado, ao mesmo tempo em que aumenta a produtividade.
Várias empresas relatam armazenar seus documentos em pastas em algum lugar na rede, centralizando todos os dados em um mesmo local. As dificuldades se multiplicam. Por exemplo, ao armazenar um documento o dono do arquivo tem acesso total a ele. |Podemos utilizar até ACLs para trabalhar nessas pastas e permissões especiais. Mesmo assim fica muito difícil saber quantas vezes o arquivo foi atualizado, quem foram as pessoas que utilizaram o arquivo. Na hora de procurar o arquivo, pelo nome ou conteúdo, acabamos utilizando o modo mais difícil, passando o trabalho de procura à equipe de suporte e ao administrador de sistemas.
Mas como ele irá identificar se o arquivo foi alterado e quantas vezes isso foi feito, e porque ele foi alterado? E se por um acaso um arquivo é perdido, ele tem que ir até o backup e restaurar o arquivo? E se não for a ultima versão do arquivo? Então o Administrator deve pensar, “Não acredito em Sistemas de Arquivos”. O usuário tem que ter a liberdade de armazenar seus documentos, ter acesso às antigas versões do documento, saber quem mexeu no documento e porquê, e principalmente ele deve ter autonomia para procurar seus documentos, tanto pelo nome e pelo conteúdo. Para resolver tudo isso existem 2 soluções em software livre : KnowledgeTree e Alfresco, que são denominados Gerenciadores de Documentos.
O KnowledgeTree, é um sistema de gerenciamento de documentos para controle de informações organizacionais em software livre. Nele, documentos são alocados dentro de uma central repositora que disponibiliza um número de ferramentas adicionais para a capacitação do tradicional sistema de armazenamento de documentos no disco rígido.
O KnowledgeTree possibilita desde o versionamento de documentos até a restauração de documentos excluídos por engano. Pode-se ainda gerenciar grupos e usuários, oferecendo permissão diferenciada, de modo que grupos e usuários poderão acessar somente os documentos permitidos pelo administrador da unidade ou pelo administrador do sistema, possibilitando assim maior segurança para a Organização.
Uma das vantagens do KnowledgeTree, é a possibildade de acessá-lo via web, não importa o lugar que você esteja. O usuário poderá abrir um documento da empresa de qualquer lugar do mundo, sem precisar estar presente na empresa. Ele possui uma interface amigável aos usuários, fácil de usar.
O KnowledgeTree é reconhecido pela lei Sarbanes-Oxley, que gera um conjunto de novas responsabilidades aos administradores para controle interno das empresas. Esta lei de responsabilidade fiscal obriga as empresas a documentarem toda a comunicação existente entre elas e seus auditores como: correspondências, documentos eletrônicos, fax... por um período de 5 anos. Além disso, todos esses documentos devem ser originados e arquivados por um servidor central para garantir a sua segurança. O KnowledgeTree usa infra-estrutura LAMP.
Outro software livre para controle de documentos é o Alfresco. Suas funcionalidades são parecidas com a do KnowledgeTree. A diferença entre os dois é que o Alfresco além de Gerenciar os Documentos, também possui uma poderosa ferramenta para gerenciar conteúdo de websites para Web, inclusive com uma estrutura de gerenciamento de projetos. O Alfresco usa infra-estrutura Java.
A 4Linux possui profissionais capacitados a ajudá-lo na escolha da melhor alternativa para a sua necessidade e também está apta a implementar e manter estes 2 sistemas de gerenciamento de conteúdo do mundo do software livre.