Poupe tempo e aumente a produtividade no seu negócio - Conheça o BPM

Descubra, neste artigo, o potencial do BPM.

Thursday, 28 de March de 2013

Tecnologia ainda recente no mercado promete resultados similares, em escala de grandeza, aos do já consagrado Business Intelligence. Neste artigo você descobrirá o potencial do BPM

 

Visão Geral

Não é possível começarmos uma conversa sobre BPM sem antes termos o conhecimento do que é um processo. Neste contexto, um “processo” é um conjunto de atividades para alcançar um objetivo, segundo a Wikipédia “o processo de negócio é uma sequência de tarefas (ou atividades) que ao serem executadas transformam insumos em um resultado com valor agregado.”

Toda organização é movida por processos, seja na contratação de um novo colaborador, no atendimento aos pedidos de compras, no desenvolvimento de novos produtos, etc. Todos essas atividades são agrupadas em processos, e podem ser executadas por uma ou mais pessoas em determinados momentos. Segundo a ABPMP “um processo de negócio é definido como um trabalho ponta a ponta, que entrega valor aos clientes. A noção de trabalho ponta a ponta é a chave, pois envolve todo o trabalho, cruzando limites funcionais necessários para entregar valor aos clientes”.

O BPM é uma disciplina de gestão e não é algo novo, muitos conceitos surgiram na década de 90 e há muitos autores que dizem que o BPM é uma mistura de conceitos que veio da reengenharia, do TQM e do Seis Sigmas. “Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) é uma abordagem disciplinada para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negócio automatizados ou não para alcançar os resultados pretendidos consistentes e alinhados com as metas estratégicas de uma organização.” (BPM Cbok v2, 2009, ABPMP).

Existem alguns pontos chaves que podemos citar para defender o porquê de adotarmos o BPM em uma organização:

  1. Eficiência: a gestão de negócio pode ajudar a melhorar a eficiência dentro da organização reduzindo custos, eliminando tarefas desnecessárias e repetitivas que poderiam ser automatizadas com apoio de sistemas.
  2. Agilidade: quando uma empresa conhece os seus processos fica mais fácil fazer modificações, pois sabe-se o que deve mudar para atender uma nova regra.  
  3. Terceirizar: como a empresa conhece os seus processos, ela saberá dizer se possui pessoal qualificado internamente para execução do serviço ou se deve contratar uma empresa terceira para isto.  
  4. Integração com TI: os processos de negócio são uma ponte entre a TI e negócio, e através deles podemos desenvolver sistemas totalmente alinhado com as necessidades da organização.  
  5. Demanda de Cliente: processos que funcionam bem ajudam a melhorar a satisfação dos clientes, melhorando o tempo de resposta nas solicitações feitas.  
  6. Controle: conhecendo os processos podemos monitorá-los, auditá-los e o mais importante: temos o controle dos riscos que existem em cada atividade.  
  7. Conformidade: Os processos ajudam a atender as exigências que as as organizações tem devidos a leis, regulamentos governamentais e outros padrões. Muitas empresas que entraram na lei SOX adotaram o BPM como um auxilio para isso.  
  8. Inovação: Os processos bem definidos ajudam na inovação pois reduzem o tempo necessário para o lançamento de novos produtos e também propõem mudanças e melhorias nas atividades.

 

O BPM, também, considera tecnologias facilitadoras que são os BPMS. Os sistemas BPMS são uma evolução das soluções de Workflow, que hoje é usado como uma suíte completa para a organização do trabalho com processos, ajudando na modelagem, na simulação, na execução, na automatização e no mais importante: no monitoramento dos processos de ponta a ponta. Se você deseja entrar na área de BPM, você pode seguir dois caminhos: a área de negócios ou o caminho técnico. O caminho de negócios está voltado para as pessoas que tem afinidades com levantamento de requisitos, análise de processos, visão estratégica de negócios, etc. Já a área técnica está voltada para o profissional de TI, que irá implementar o processo na organização de uma forma automatizada, seja ela por um BPMS ou SOA. Hoje no mercado de BPM, existem dois órgãos certificadores a ABPMP com uma certificação única e a OMG com o programa de certificação OCEB que esta dividida em três níveis:

  1. OCEB Fundamental
  2. OCEB Intermediate
  3. OCEB Advanced

Onde, a partir do Intermediate, o programa se divide em duas partes: Negócio e Técnico. Para mais informações, você pode consultar o site da OMG.

A implementação

Para implementar o BPM em sua empresa o primeiro passo é o convencimento da alta direção, pois sem o apoio deles se tornará impossível a adoção do método. O segundo passo é o mapeamento AS IS: situação atual dos processos existentes, criando uma representação de como eles são executados, que contenha os seus acertos e erros, de modo que a partir de sua análise começará o mapeamento TO BE, que é a representação do processo sugerido, contendo melhorias e inovações. A partir do modelo TO BE, iremos automatizar os processos em uma solução BPMS ou SOA onde será fundamental que a solução escolhida seja consistente e que sua implementação seja feita por um corpo técnico qualificado.

BPM na prática

Atualmente a própria 4Linux adotou o BPM como um método para analisar, modelar, publicar e controlar seus processos. Tarefas começaram a ser mapeadas e após o mapeamento TO BE a automatização começou com a ajuda de um software de BPMS, hoje muitos processos do departamento de RH já se encontram automatizados, com isso é possível verificar o ganho de produtividade da empresa. No link abaixo você pode conferir a entrevista com a gerente de RH Daniela Tartuce, onde ela relata todos os benefícios conquistados em seu departamento graças a adoção do BPM. http://www.4linux.com.br/noticias/2012/agilidade-confianca-eficiencia-solucoes-bpm.html

Os custos

Antes de se decidir pela adesão ou não de uma solução de BPM é fundamental o levantamento das vantagens e desvantagens de uma solução proprietária, em contraste com as de uma solução open source. É preciso considerar que os custos podem ser razoavelmente maximizados ao escolher uma solução proprietária que gere gastos com subscrição, licenças, além do suporte permanente, sem contar a não transferência de tecnologia. Pensando nestes aspectos, e fazendo uma opção quase que natural por uma solução open source, é comum se deparar com setores do mercado que, tradicionalmente, se opõe aos padrões abertos por considerá-los, por vezes, pouco profissionais. Tal crítica, porém, não se justifica no mercado atual, que revela soluções open source cada vez mais eficientes, acumulando em seu currículo cases expressivos, sem contar a estratégica redução de custos, ao final de uma implementação. Dentre os muitos pontos favoráveis, a escolha de uma solução open source, está a resposta rápida das comunidades por detrás das tecnologias. Com os padrões abertos, a resposta aos incidentes atingiu um patamar inédito na história do setor de TI. As soluções livres são flexíveis, permitindo total customização. Uma implementação open source implica em dizer que você receberá a prestação de um serviço e não o fornecimento de um produto, atrelado a um fabricante.

Conclusões

Se você deseja aumentar a comunicação e qualidade do seu negócio, poupar tempo e aumentar a sua produtividade, o BPM é uma excelente solução. Os resultados poderão ser visualizados rapidamente após a implementação e com uma solução open source é possível reduzir consideravelmente os custos.

Siglas

ABPMP - Association of Business Process Management Professionals OMG - Object Management Group BPM - Business Process Management BPMN - Business Process Modeling Notation BPMS - Business Process Management Systems TQM - Total quality management TI – Tecnologia da Informação OCEB – OMG Certified Expert in BPM

 

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